高校财务共享服务研究

—–读《中国财务共享服务中心典型案例》有感

首期教育部会计领军人才培训班 陈庆春

摘要

高校财务共享服务只有摆脱财务信息孤岛局面、促进财务信息生成及反馈路径畅通、提升财务信息对高校事务参与者的服务质量、完善财务共享服务的实现路径，才能契合迅猛发展的高校形势，彰显财务共享对于高校教育教学服务的优越性。通过学习《中国财务共享服务中心典型案例》并结合高校实际，本文对如何优化高校财务共享服务，改进其执行过程中的关键点提出一些设计理念，并在此基础上提出高校财务共享的构建优化的建议和应用措施。

关键词：财务共享服务 优化设计 构建优化

高校推广财务共享服务是财务管理流程再造理论在高校财务信息化发展过程中的集中体现。高质量的财务共享服务有助于高校提升财务管理能力和效率，推进财务信息公开化、透明化，促进财务信息的交互衔接和传递，降低因财务信息不对称所导致的部门决策时效性被削弱的程度，最终实现高校教育教学事务的良性循环。因此，财务共享服务在保障高校教育质量方面具有极其重要的作用。

一、高校财务共享服务的现状

高校目前实行集中核算、分层管理的模式，学院大多不设独立的财务科室，全校财务相关工作在财务处统一核算管理，财经工作涉及学校各类信息， 不仅仅财务处内部科室之间需要信息共享，学校各个职能部门之间也需要信息共享。高校内部财务共享服务现状如下：

（一） 各部门信息不共享

我国大部分高校各职能部门之间的信息系统均为独立开发，各个信息系统无法做到直接的数据交换，数据和信息共享程度更是达不到现行需求，形成信息孤岛问题。

（二） 财务信息化平台的问题

高校网络信息化财务管理平台的搭建有利于增强财务管理工作的精准性，自上世纪90 年代，高校已经开始启用各类软件管理系统，而现今时代发展下，一些高校财务处和软件公司经过积极沟通协商，研发了高校财务综合信息服务平台，并应用于当下主流软件如手机APP 和微信公众号，方便教工查询。但数据冗余和不一致的问题还未得到根本解决。

（三） 网络安全隐患

高校信息化平台建设和财务共享服务必须依靠安全稳定的网络环境为支撑，目前随着社会的发展和进步，网络安全涉及很多问题。有的高校已经建立财务信息化平台，但是信息加密技术和防盗技术还有待提升，使得不法分子极易通过技术漏洞进入系统窃取机密信息。

（四） 信息化财务管理人才匮乏

高校财务工作人员的年龄构成， 在我国还是趋于老龄化趋势，这就导致了工作人员无法熟练地掌握和运用新的信息化平台处理业务，导致许多系统操作问题引起的工作失误。高校缺乏拥有一定互联网技术的专业财务管理类人才，在这种情况下实现高校财务共享服务也存在一定困难。

二、高校财务共享服务优化设计理念

（一）高度重视财务共享服务体系建设，促进财务共享的全员参与设计

财务共享服务作为高校财务管理的网络化手段，其产生和变化随着高校管理变革不断演进，其定位应是高校的财务管理创新。因此，在其实施及推广过程中，最先接受并执行这一变革的应是校级、院（系）、行政或党委部门的管理者，需要他们理解、掌握财务共享服务的原理并认同其实际运行对高校事务管理的优化效果，通过他们对教育事务参与者进行宣传、指导，形成财务共享服务推进的良性基础并为财务共享服务提供人力、财力支持。同时，通过财务共享服务与各教学事务管理部门的业务进行捆绑，将当前财务部门事后财务信息处理变为财务信息传递链条的全程参与，不仅有利于财务部门的业务结算，也会对相关部门的业务管理具有极大的推动作用。在此基础上，通过集成的网络信息平台为全校师生员工提供基本的财务服务，实现了财务部门为全校提供服务的财务共享服务理念，这对保证整个高校财务信息的一致性、准确性、及时性提供了强有力的支持，促进了财务共享在学校层面的全员参与。

（二）完善财务信息流的网络集成，促进财务共享信息的及时传输平台设计

在不具备信息技术的条件下，财务部门作为高校财务信息生成的主体及财务信息链条传递的末端，其财务信息往往表现为高校事务的事后结算，无法体现过程控制，导致财务信息与实际业务之间信息不对称、财务部门对终端事务“大包大揽”和“反向溯源”，这种单向的信息传递不利于提高管理效率和财务质量。

网络技术手段的出现实现了财务部门与其他业务部门的信息连接。在此条件下，可以建立财务部门与业务部门相结合的财务信息生成模式。因此，完善财务信息流的网络集成，能够实现财务信息的交互传递，提高财务服务质量。财务共享信息的及时传输平台设计应结合高校实际，需重点关注实用性、自身技术支持能力、业务需要与软件功能匹配等，减少财务信息生成的手工操作及后台处理，确保财务信息生成部门、授权加工部门、使用部门传递通畅。

（三）重塑财务共享信息流的流程与权责配置，提高财务共享服务质量的制度设计

财务共享信息传递过程中的“节点控制”是重要因素。所谓节点控制，是在财务共享信息传递过程中，对各项教学事务的流程交接点、权责控制点，用有效的方式参照原制定的教学事务规范，以权责保证流程的控制质量与效率，是作业控制标准的动因。节点控制的优劣成为影响财务共享服务质量的关键点。结合高校的实际，节点控制一般产生于高校二级部门的业务处理流程与权责配置，因此，把流程范畴内的业务、资金、实物流和权责范畴内的组织结构、权利制衡、责任到位落实到二级部门的财权管理当中，能够优化教学事务流程，实现精细化管理，把各种可能的风险影响降到最低。笔者认为将财权控制与流程控制的权责配置结合，有利于流程控制效率和财务质量的提高，在此基础上的财务共享服务也具有了制度上的保障。高校应将财务共享服务中的财权控制作为各二级业务部门考核体系的一部分，以激励业务部门优化业务流程的权责配置，审慎遵守业务规则。同时，应突出关键流程的优化，将教务、人力资源、科研、资产、学生事务等与资金关系密切的流程作为优化财务共享服务的关键流程，保证关键流程与财务共享服务的规则运行的统一性、持续性。

（四）理顺财务共享服务各关键设计之间的依存关系，保证财务共享服务的实现路径

提炼并改进高校财务共享服务的核心是理顺关键设计之间的相互关系，并采取实用措施使之成为一个有机的整体。高校财务共享服务的本质是将财务信息与业务部门相融合，将教师、学生所发生的教学教育事务所涉及的财务信息通过网络平台变成集成信息流，集中到财务共享服务系统中。任一师生员工通过唯一的关键字段（工资号、学号、部门编号等）都可以在财务共享服务系统中查询到自己在不同的业务部门发生的具体财务行为。该财务行为具有明确的流程意思表达和权责配置的约束，同时涵盖的行为要素还包括事件、时间、完成进度、尚待完成事宜等。通过这种跨越时空的共享服务设计，展现在教育教学事务参与者面前的是高校清晰的财务理念、多维度财务行为集成、高效的信息对称传递。

三、高校财务共享的构建优化及应用措施

（一） 全面与学校信息化系统衔接

高校各个核心业务部门一般都有适应本部门的独立信息系统，财务共享服务就是要做到信息系统的整合，例如与教务处的教务管理系统，科技处的项目立项和结题管理系统，人事处的人事管理系统相衔接，由于各个部门系统版本参差不齐，而要推行财务共享服务就是先要解决各系统之间的整合问题。要求各部门根据自身需求做到信息共享。

（二） 加强会计核算标准化与财务信息化平台建设

高校各部门都履行规范化、制度化办公，财务工作部门更应严格实施标准化作业，当前实现财务共享服务的一项重要工作就是不断完善会计核算和相关流程的标准化。

第一， 做到数据提供的标准化， 即财务工作中使用的部门、姓名、工资编号、项目编号、银行卡号等互为统一，全校通用标准，方便教工及学生进行查询、劳务发放和项目经费使用。

第二，会计核算中，使用的会计科目、经济分类以及项目都必须统一做出规范，如果进行调整应与各部门对接管理需求。与学校科技处、规划处等部门沟通，统一制定项目管理与使用的规范，为日常业务往来以及各方财务决策分析奠定基础。

第三，加强财务信息化平台建设，高校应尽快全面启用无等候

报账系统，实现预约报账，尽快实现预算管理与报账系统的对接，建立信息化决策平台，提升财务管理水平。

（三） 安全性保证

学校应该予以强化软件的开发与硬件的投入，建立相关制度使得计算机与各种设备使用的规范化和安全性。应设立专职部门或专职人员管理数据的备份与恢复，进行网络维护、避免黑客攻击等，切实做到财务信心的安全可靠。

四、高校财务共享服务实现路径需重点关注的问题构建真正意义上的财务共享服务实现路径，还需考虑以下几个问题：

1.财务制度与操作流程的标准化。相关业务流程的财务制度应该是财务部门与业务部门统一规范的财务标准，只有把政策、制度的要求嵌入到系统中去，才能保证系统所运行的操作流程标准。因此，完善的标准设计与流程制定是有效的共享系统整合的重要前提条件。

2.信息系统的整合。高校各个核心业务部门一般都有适合于本部门的管理系统，诸如财务管理系统、教务管理系统等，版本众多、参差不齐。而要推行财务共享服务则需解决信息系统的整合问题。信息系统的整合取决于以下几个方面：业务部门与管理层的实际需求；IT系统数据接口的支持性、可兼容性；风险控制点的保证水平及实施效率；人力资源的重新配置与机构设计权责的合理划分；与信息系统控制相关的评价体系的监控；信息系统持续改进的机制设立。

3．财务共享服务自身的实务优化。

高校的财务共享服务存在的价值在于提高高校的服务质量与效率。从而给师生提供及时、高效的信息。因此，财务共享自身的实务优化是保证共享服务管理模式正常运行的必要条件。它可以通过师生的调查问卷和座谈分析来实现。可围绕以下几个方面进行分析：提供报表及统计数据的完整性、及时性；共享服务手工处理的频率及复杂性：提供的数据与业务部门需求的统一性、有用性；提供的数据与管理口径的差异程度；数据传输阻力点的解决方案；与内部控制相关的措施(授权审批、会计系统控制等)；数据网络集成处理功能等。在此基础上，设立共享服务职能部门．通过控制评价体系的方式对共享服务进行服务质量与效率的奖惩评价。确认责任事故及奖励方案．为共享服务体系提供制度上的保障。