经济全球化时代随着信息技术现代第三方物流及制造专业化的迅速发展和日臻完善越来越多的外贸企业选择将部分业务流程外包即从传统的完成一个订单全程业务流程逐渐转向将企业核心利益和优势项目保留而将非核心利益及非优势项目外包以追求利润最大化为前提从而达到降低企业成本加速资金及业务流程运转效率的目的。在金融危机的大环境下对于微利时代的中小外贸企业这种运作模式是规避风险度过难关的最佳选择。

1 中小外贸企业业务流程外包介绍

什么是(Business Process Outsourcing简称BPO)业务流程外包(BPO)就是企业专心经营自己的核心业务将一些重复性的非核心业务流程外包给第三方供应商。业务流程外包在IT业物流运输业制造业服务业等领域已广泛开展并形成一种趋势一些跨国公司如IBM微软等IT行业的巨头纷纷采用BPO把80以上订单发包给中国、印度等发展中国家来获得巨额利润。中小外贸企业业务流程中哪些环节适合外包中小外贸企业大多为私营企业一般是一些优秀业务员在长期业务过程中积累了一定的经验和客户后自立门户建立起来的因而存在规模小运作资金不足人力资源短缺等问题而外贸业务涉及的环节和部门很多需要与工厂运输海关检验检疫银行外管局税务局等多个部门打交道中小外贸企业在运作中往往难以面面俱到。因此企业需要将一些非核心业务进行外包使企业集中精力经营自己的核心业务。

以出口业务中贸易术语为CIF结算方式为信用证为例业务流主要包括选择供货商(生产工厂)建立对外业务关系确定出口贸易对象洽谈业务签订对外合同催证审证改证签订内贸收购合同履行合同商检与报关安排运输与保险制单结汇外汇核销与出口退税。由于中小外贸企业的业务经理过去大多数是一些大企业的优秀业务员他们大多数业务素质很高英语听说能力很强专业外贸知识水平高而且经验丰富善于处理紧急事务具有较强的对外沟通能力和业务操作能力。因此业务流程中建立对外业务关系确定出口贸易对象洽谈业务签订对外合同催证审证改证是他们的强项也是企业的核心业务这部分业务不宜进行外包。商检与报关安排运输与保险制单结汇外汇核销与出口退税属于重复性的事务也是企业的非核心业务可以进行外包。

2 中小外贸企业业务流程外包运作模式分析

国外进口商资信调查业务外包外贸企业选择进口商的渠道较多主要通过网络、展览、专业信息提供商和朋友的介绍等。此外还有到国外市场考察在市场中发现、提取一些国外专业协会的会员名单阅读一些行业杂志等。但如何规避进口商选择不当的风险呢?目前对进口商资信调查的主要方式是客户自我介绍、网上搜寻查证、向中国驻当地商务处函电咨询、通过中国银行等机构进行资信调查等途径以防止有些供应商资信不佳利用劣质商品、甚至伪造单据骗取货款使进口商受损。但以上方式往往需要花费大量人力物力和财力而且信息来源并不可靠因此目前很多外贸企业将该项业务外包给中国出口信用保险公司来完成从而节省了时间和人力但若仅对目前打算开展业务的少数进口商委托中国出口信用保险公司进行调查不仅手续复杂而且费用高对中小外贸企业来说也不现实目前市场上应运而生的新型外贸企业服务机构专门为国内外中小外贸企业提供国内供货商和国外进口商的资信调查为中小外贸企业解决了这个难题。这种模式目前在义乌小商品市场非常盛行由于国内外客商众多但实力、信誉良莠不齐市场竞争激烈而大多数商户与国外进口商都采用IT或直接DD方式成交因此经营户货款被骗或采购商资金被骗的事件时有发生使交易双方蒙受重大的损失。为了规范义乌小商品市场新的交易秩序这种全新的资信调查业务外包模式大大降低了外贸企业的交易风险和交易成本有效保护了买卖双方的商业信用及合法权益。

出口报关、国际物流外包新型中小外贸企业大多是近几年随着国有专业外贸公司改制而成立的这些企业大多没有固定的仓库也没有专职的报关员内陆运输能力也较弱。因此企业可以将这些业务外包给专业的货代公司货代公司一般和多家国内外运输公司有合作关系在价格上有较强的竞争力他们能根据客户的要求提供合理的报价及运期并对货物从内陆运输仓储到报检报关装船取得提单提供一条龙的服务让出口商省时又省力。报关作为国际货运最密不可分的一部分货代公司专业报关人员比一般业务员更熟悉报关与国际货运的操作流程可代办外贸企业海关备案进出口货物申报、查验、纳税、清关等手续申请加工贸易合同备案变更核销JOT贸易企业来料加工保税工厂保税仓库等进出境货物报关、核销业务等。同时大多数货代公司拥有大型规范化的货运仓库及装卸设备能提供国内外客户专业化的货物堆放装卸运输服务使进出口货物安全及时转移。单证业务外包目前中小外贸企业单证工作量并不大招聘专职单证员意味着人工成本的上升单证工作要求单证员不仅要具备国际贸易及国际结算的专业知识以及熟练的计算机操作能力而且必须非常细心灵活速度快。一些公司为了节约成本往往让行政管理人员兼做单证员甚至有些跟单员白天在工厂跟单晚上制单结果单证中各种错误层出不穷严重影响了公司运作效率。因此一些货代公司或中外资银行纷纷开辟业务承接代理外贸企业制作单证。由于银行审单员具有多年审单经验熟悉ucp600isbpurc725等国际贸易相关标准因此他们制作的单据基本上可以保证无不符点。目前顾客对开辟此项业务的外资银行满意度比中资银行更高因为外资银行的服务意识更强而且他们的客户经理们的专业知识普遍比中资银行的要强一点。原因是像汇丰这样的外资银行经常举行各种业务培训班内部岗位轮换也非常频繁因此从职员到客户经理此项业务水平都较高。而中资银行在竞争中也逐步找到自己的薄弱环节并力争通过改进业务水平实现机构重组利用自己在客户心目中的信誉度来争取客户。例如2006年中国建设银行国际贸易单证处理在上海揭牌成立此举标志着建行的单证处理业务将由各分支机构分散处理转变为集约化处理。该系统是建行国际结算业务电子化、集中化的重要步骤为建行建立国际贸易单证处理中心奠定了基础。此外进口业务申请开证远期汇票融资许可证申请、商检等环节出口业务COFORMA申请、出口收汇、核销、退税、投保等环节中小外贸企业均可根据自己的实际情况进行外包。

中小外贸企业要在瞬息万变的国际经济大潮中生存发展惟有不断超越自我、创新求变才能在金融危机下的微利时代求得生存。外贸企业业务流程外包是在新的经营理念指导下顺应时代变化进行的外贸企业重组和变革这种重组和变革使我国外贸行业分工越来越明细化和专业化从而促进了整个行业的兴旺和发展。