企业政府可能会存储和维护数百年的纸质文件，但在接下来的几年里，一切都将成为数字化的。

2022年12月31日之后，联邦国家档案和记录管理局将只接受各机构的电子记录。到今年年底，预计各机构将尽可能以电子方式管理所有永久性记录，以便为2022年的最后期限做准备。

6月，管理和预算办公室向各机构发布了关于过渡的备忘录，并指出各机构必须确保“以电子格式创建，保留和管理记录，并附上适当的元数据”。

拥有永久记录收集的机构需要考虑在截止日期之前将这些记录带入联邦记录中心，或者找到一些方法对该内容进行大规模数字化，NARA联邦纪录记录管理服务主管David Miller中心计划说到，机构将纸质记录数字化并以可管理的格式存储的一部分将涉及更多地使用电子文档管理系统。

什么是文件管理系统？

简而言之，文档管理是企业和其他组织存储、管理和跟踪电子文档的方式。

IBM的网站指出，文档管理允许企业“捕获，跟踪和存储电子文档，如PDF，文字处理文件和纸质内容的数字图像” 。

根据信息和图像管理协会的说法，文件管理涉及“使用计算机系统和软件来存储，管理和跟踪通过使用文件扫描仪捕获的纸质信息的电子文件和电子图像” 。

一个文档管理系统（DMS）是控制和整个机构组织的文件，并且，AIIM指出，它“集成软件文档和内容采集，工作流，文档库 ……输出系统，以及信息检索系统。此外，用于跟踪，存储和控制文档的过程。“

正如IBM所说，目前大多数DMS系统都包含以下组件：

• 通常为每个文档提供元数据，包括文档的存储日期，标题和描述。
• 索引，检索和搜索使用户可以根据文档标识符，元数据和内容查找文档。
• 安全功能可保护文档，控制访问和支持合规性。
• 工作流程使管理员可以控制文档流经企业的方式。
• 协作工具允许用户同时编辑文档，并跟踪和监视更改。
• 版本控制工具允许用户检索以前版本的文档。

使用文档管理系统有什么好处？

企业可以通过多种方式从DMS中受益。许多企业，特别是大型联合企业，拥有跨越大地理距离，多个位置和不同存储库的文档，例如公共或专用网络，共享驱动器，硬盘驱动器，文件柜和电子邮件系统。

“多个存储库和信息孤岛带来了挑战。组织面临更高的文件损坏或丢失风险，错误和冗余，“IBM指出。“纸质存储可能需要大量的物理空间。”此外，如果没有文件管理，如果人员离开企业机构，重要文件的位置可能会丢失。

DMS帮助企业保持文档的整理和易于搜索。“通过在企业范围内对元数据进行一致的使用……以及内容分类和分类（分类），可以显着提高搜索（索引和文本）的有效性，并使跨多个存储库分布的多个材料集合中的搜索成为可能， “ NARA在评估商业现成电子记录管理（ERM）应用程序的指南中说。

该文件补充说：“各机构应确保为其ERM项目开发和实施相关馆藏中的数据分类，元数据标准和内容划分。”

此外，DMS系统“可以集成不同的文档，以实现更好的控制，访问和流程效率 ”，IBM表示，它们提供了“在信息检索，安全性，治理和降低运营成本方面的显着优势”。

文档管理系统为企业节省了时间和金钱，并帮助他们跟踪敏感文档以及访问过敏感文档的人员。这对处理敏感或机密信息的企业尤其重要。

文档管理系统平台功能

NARA对采用商业ERM应用程序的指导是基于环境保护局的经验，但NARA指出，其他机构可以使用所提出的原则来评估类似的商业现货产品。

NARA指出，采用文件管理系统和其他类似技术的过程受许多变量的影响，例如：

• 企业的规模
• 其技术和企业风险管理方法（集中，分散或分布式）
• 其现有的技术基础设施（以及信息架构的预期变化）
• IT人员的可用性
• 制定企业风险管理运营战略和最终部署所需的技能

评估商业DMS或ERM软件时要采取的主要步骤包括确定机构的要求，称重标准和创建评分指南，评估和评分供应商产品，确定产品推荐，并为机构的管理机构创建最终报告IT决策。

您需要了解的文件管理系统清单

企业有很多选择，包括IBM的FileNet套件，该公司称其提供 “生命周期管理，事务内容处理，文档管理，内容整合，基于内容的应用程序开发以及合规性和治理”。

企业还可以转向小型公司的专业选择，如果同时考虑文件安全，可以选择智块安全管理。

“将企业风险管理的绩效结果与您的机构的愿景，使命，战略和目标相对应，并量化企业风险管理所带来的利益来衡量成功，将为企业风险管理团队与管理层及其他机构的沟通提供额外的材料，作为庆祝成功的一部分，讨论现有挑战，并计划通过进一步改进来克服这些挑战，“NARA建议道。“这将强化ERM项目不是有限的概念，但随着机构需求的变化和功能被添加到技术解决方案中，它将继续发展。”