会议活动服务项目都应该有明确的数目清单，以便于财务上的核对与查询，特别是在大型的会议服务活动，由于涉及的项目更为繁多，作为会务组织人员的你必须从一开始就制定好一套详细的财务方案。

一、制定财务目标

财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。

有些时候，项目目标是信誉目标而不是赢利目标。（如：年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。）

另一些时候，项目的核心财务目标是为了赢利。（如：面向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。）

二、制定预算

预算是协助实现财务目标的一个工具。

预算中的费用有两类：

固定费用：不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。

在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑所编制的费用预算。在合同中，应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。

可变费用：是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。

通过以上介绍，相信您已对操作会议有了一个大概认识，从中不难看出真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是您预先无法预料和控制的。

1、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。

2、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。

3、由于要与不少相关单位（酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等）发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。

当然，如果您对于会议财务事项了解不足，不知道该为你的安排此次的会议事项，那么将其委托给一家成熟的会议公司将会是一个不错的选择，富有经验的会议公司，将会可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议，同时让您的精力和精力用在最需要您的地方。