本文来自上海企业财务管理分享会上，爱共享CFO杨利民先生的发言整理。

没有人认为使用共享服务像在公园散步一样轻松，简单的说它并不容易。事实上，当一个组织转向共享服务模式时，简单的错误如果悄悄地发生着而没有被发现，那么在将来将带来严重的问题。

（爱共享CFO 杨利民）

今天主要讲的是财务共享建设失败的原因，这对于已经实施财务共享和打算今后实施财务共享来优化财务管理的企业来说，其实是一个非常好的经验。

财务共享的简单介绍

财务共享是近年来出现并流行起来的会计和报告业务管理方式。它是将不同国家、地点的实体的会计业务拿到一个SSC（共享服务中心）来记账和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一、而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计。所以能为公司节省了系统和人工成本。

失败的案例—什么是故障报告

对于“故障报告”“故障书”共享中心财务人对它多少是有些了解的，通常故障书是有固定范本的。

下面是一个财务共享差错报告案例：

案例1：

某年某月某日，共享中心支付客户“某某科技有限公司”业务款时，付款CNY1.000.000元。正确金额：CNY10.000元

影响：客户付款清单中显示该客户金额100万元错款。

对策：协助客户方追款并进行相关账务处理。

分析原因：

1、处理单据，其中支付“某某某科技有限公司”业务付款申请书1件。申请付款单填写的费用报销单金额为100万，所附发票和合同金额都为10万。

2、该单据检查时，BPO系统提示“检查申请付款单金额与增值税发票金额不一致”，但SSC检查人员忽视提示，做了放行处理，未进行规范操作。

3、会计人员进行账户处理时，财务人员也未进行必要核对工作，申请金额与是否一致。

4、出纳根据明细清单中的客户名称和金额安排付款，最终导致付款错误。

措施：

由于本次问题在两个环节出现了人为操作不规范的情况，经内部讨论为杜绝今后再次发生相同事件。

1、单据检查环节：BPO检查系统中增设2次审核流程和机制。杜绝只有担当者人为判断自动放行的问题发生。对于关键报错信息（客户名称及金额不一致的等情况）必须经其上账2次审核之后才能放行。

2、会计人员账务处理环节，明确规范会计人员复核机制和作业流程，加强对会计人员的业务培训。账务处理时候，必须对所提交的入账相关的凭借资料（如金额/发票金额）确认无误后，方可进行账户处理。作为账户处理的必须步骤，制作确认事项一览，会计担当予以执行，组长对确认事项的执行情况予以复查，财务中心负责人根据日常执行情况，进行实时跟进。

3、新增品控部检查点，将金额与后附发票/合同金额是否一致“列入出纳业务的检查点。

当问题发生后，更改流程，更改程序，更改操作手册尽可能的减少错误再次发生。

一个流程在设计之初不可能面面俱到，也许会发生很多漏洞点。当遇到问题时在分析原因过程中，通过举一反三逐渐优化，才能将工作慢慢做到最好。

为什么会有假的故障报告

某故障书原因分析：

（1）、由于会计中心设备发生故障，无法使用系统出具作业结果。

（2）、由于手工紧急对应流程设计不充分，导致重复列示并产生金额错误，未能及时发现。

写故障书的目的是为了面对错误案例时进行分析，提出解决问题的方法，避免下次再发生类似的事件。

但在实际工作当中，由于各种原因，故障书并没能真正反映问题的根本原因，这样也就造成了相应的对策不会去解决真正的问题。

造成这样现象的主题原因是：为了免除在公司里应该承担的责任，应付了事！报告者往往选择将次要原因归纳为主要原因，避重就轻。

总结

一、共享中心建立需要具有前瞻性考量

管理思路很重要！它决定了财务共享处理方法是否有效率。是否成功。欧美企业和日资企业对待质量的看法很不同。一点没看出来日系的作法是先进的，有前瞻性的。由于牵涉的内容过多，流程太过细化，改变一个付款申请单需要2-3月的时间。

共享中心建立需要前瞻性考量（否则一旦框架搭好运行之后，会遇到各式各样的问题，整改起来困难重重）

二、不断创新跟上技术更新的潮流

1. 拉法基经验。财务单据不用审，员工其本人与部门主管对自己负责。尤其是一些报销类的东西。
2. 立邦/蒙牛案例。企业推出了员工信用登机机制，信用好员工报销单不需要审，或事后抽查。

三、管理颗粒度选择并非越细越好

并非管理颗粒度越细越好，要根据企业发展的阶段，谨慎地选择改进的方案。

四、改进方案要切实可行

流水线，将一项工作分为多个工作段，由多人共同完成一项工作。表面上提高了工作效率降低了成本。实际上从作业结果看，每个点出现的问题都将导致最终的结果出现问题。

柔性流水线，比如汽车生产线，即使可以生产多种型号汽车，但对于工序的改变也不是件容易的事。