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进项发票案例警示:取得进项发票如何查验,如何管理,如何统计? - 北京代理记账

进项发票案例警示:取得进项发票如何查验,如何管理,如何统计?

2021-09-30上一篇 : |下一篇 :

妙小编发现,使用“票妙通”的客户小伙伴中,好多都对这个功能夸赞有加:全票面信息下载。那么,妙小编就来跟大家详细说说进项发票全票面数据在企业运营过程中的各种应用,看看有没有哪个应用点能GET到你呢?

在开说前,我们先来看看,之前大家一般都是通过什么方式获取的进项发票全票面信息呢?

1、手工录入

全天下最无敌的人工输入法,财务的噩梦。特别是发票量多、发票明细行多、清单多的,每到月底,除了加班还是加班……

2、OCR影像识别

OCR影像识别作为现代化的技术识别手段,曾经一度风靡票圈,不过应用一段时间之后,问题来了,OCR的识别率总是没有办法达到100%准确,总是需要人工干预、修正未识别或者识别有误的发票信息,心累……

3、让供应商直接提供

作为对供应商把控能力嘎嘎强的甲方爸爸,会要求供应商从自己的开票系统中把开给自己企业的销项发票明细导出来,按格式编辑好,邮件发送过来。

然鹅,时间一久,除了供应商烦不胜烦,甲方爸爸的接收人,接收到供应商发送的表格以后,需要和收到的纸票核对无误,才能把数据拿来使用。如果恰好接受数据的小伙伴和需要使用数据的小伙伴,不是一个部门的,那么中间的数据传递过程,除了耗费时间,也会造成数据丢失或发生错误,需要接收数据的小伙伴重新核对。小伙伴们也是苦不堪言……并且!开票系统升级以后,从开票系统里导出的数据中,居然没有“备注”信息了!天了噜!

言归正传,进项发票全票面数据究竟有什么用处?到底能用在哪里呢?

应用一:对接订单信息,便于结算环节核对订单、票据一致性

“以票控税”征管模式下,增值税专票“三流(货物流、资金流和发票流)合一”管控方式已历时二十余载,随着营改增的持续推进,进一步演变为“四流合一”,即合同流、货物流、资金流、发票流合一。

在此前提下,大多数企业一般都是在收到发票、货物、并且跟合同或订单信息核对无误后,再向供应商进行付款,付款前,需要人工核对发票、入库货物、合同三项业务流程中的商品名称、规格型号、数量、金额等信息是否都一一对应。在企业已经实现货物、合同的信息化管控后,发票数据的信息化对财务部门来说就“有如神助”啦,在取得了进项发票的全票面数据后,只要同步到企业信息化系统里,实现自动匹配合同或订单信息:匹配一致的,财务部门进入结算、付款环节;匹配不一致的,及时分析原因进行处理。极大地减轻了财务部门的工作负担,缩短了结算周期。

应用二:成本核算

对于项目众多的建筑工程等行业,核算项目成本是财务部门极其重要的一项工作,项目成本的精细核算对于衡量项目是否盈利、盈利水平几何至关重要。

进项全票面数据的获取,可以支持财务部门快速归类各个项目发生的采购明细,准确、快速核算项目成本。对于已经使用项目管理信息化系统的企业,更是可以将进项全票面数据对接到项目管理系统中,在实现项目成本管控的同时,还可以结合材料到位情况、工程项目进度、发票收到情况,实现按项目进度结算、付款。

应用三:对接财务系统,自动生成凭证

对于有开发能力的企业,在取得发票的全票面信息后,可以用来直接对接财务系统,根据预设的科目,生成对应的财务凭证。

应用四:直接做库存信息,作为销项开票依据

对于规模较小的贸易企业来说,涉及的产品种类较少,加上现在税务机关对于贸易型企业进、销项发票开具商品编码的稽核日益严格,企业在商品入库时,可以直接根据进项发票的票面信息登记商品库存台账,销售时,也可以根据进项发票的商品名称、规格型号等开具销项发票